Si estás en la búsqueda de herramientas que permitan mejorar la productividad de tu empresa, sin importar si es grande o pequeña, si estás dando los primeros pasos de un emprendimiento propio, una opción poderosa y que muchos han olvidado, está relacionada con la gestión del tiempo, y se conoce como hoja de tiempo.
¿Qué se conoce como hoja de tiempo?
Una hoja de tiempo es un modelo de organización de rutina, con la cual es posible medir el tiempo invertido en cada una de las diferentes actividades que se realizan en una empresa. De esta manera, es fácil medir la productividad y detectar posibles debilidades que deben ser reforzadas, con la intención de obtener excelentes resultados, productos de calidad y con el uso óptimo del tiempo requerido.
Si eres un cerrajero que está pensando en iniciar su propio negocio, esta herramienta es perfecta, porque así podrás hacer algunos cálculos respecto al tiempo que empleas para realizar los diferentes servicios que ofreces.
Esta herramienta permite que conozcas de manera exacta, cuánto se puede producir, también se han considerado todos los elementos que retrasan el proceso, como los problemas con las maquinarias y los equipos, el uso del baño, tomar café, entre otros.
¿Cómo se usa la hoja del tiempo?
Esta es una herramienta poderosa, sin embargo, es más sencilla de utilizar de lo que te imaginas. Es suficiente con dedicar unos minutos al día, para organizar las diferentes actividades y evaluar el tiempo que pueda ser requerido en cada actividad. De esta manera podrás saber lo que esperas de cada empleado o de ti mismo, durante la jornada laboral.
Luego, día a día, es necesario cronometrar el tiempo y seguir con el plan definido en la hoja de tiempo. Después, solo debes consultar el informe de productividad de cada día, y detectar los problemas de producción en el proceso.
Vale destacar, que debes hacer tu análisis de manera profunda. En ocasiones, la desmotivación de los empleados influye en la productividad, pero también es posible que se presenten condiciones en el ambiente laboral, que deben ser mejoradas. Todo esto se puede apreciar en las hojas de tiempo.
Recomendaciones para implementar la hoja de tiempo
Si vas a implementar la hoja de tiempo en una empresa, debes considerar que algunos de los empleados pueden verla como una herramienta molesta que no va a brindar ayuda alguna, así que puede existir rechazo hacia su implementación. Por eso dejaremos estas recomendaciones.
- Antes de aplicar la hoja de tiempo, conversa con los empleados y presenta la idea del uso de esta herramienta.
- Haz énfasis en los beneficios que se obtendrá de su aplicación, en especial en la productividad de la empresa.
- Escucha las sugerencias de los empleados, después de todo, ellos son los que realizan el trabajo y es probable que tengan algunas ideas para optimizar los procesos.
- Inicia con metas pequeñas, las cuales después van a ser más desafiantes, a medida que avanzan los días. Así todos se sentirán a gusto con los resultados.
La hoja de tiempo va a ser de gran ayuda para tomar decisiones importantes relacionadas con la productividad de la empresa, mientras sea utilizada de manera correcta. Espero que estas recomendaciones te ayuden a mejorar la efectividad y alcancen los objetivos deseados.